УПД – универсальный передаточный документ – что он заменяет и когда его можно применять

В соответствии с письмом ФНС РФ от 21.10.2013 г. «О применении УПД» № ММВ-20-3/96 был разработан и представлен новый документ – УПД. В форму универсального передаточного документа входят все реквизиты, необходимые для первичной учетной документации и счетов-фактур. То есть, компания может им пользоваться в качестве первичной учетной документации для расчетов НДС с бюджетом или подтверждать свои затраты.

Конечно, использование УПД может сократить объемы документооборота, но его применяют не все из-за некоторых рисков (для внесения нового бланка требуется время, или может появиться опасность трудностей с подтверждением затрат и вычета НДС).

Что он собой представляет?

УПД объединяет первичный учетный документ со счет-фактурой. В его основе лежит форма счет-фактуры, дополненная реквизитами. Такую форму налогоплательщик не может разрабатывать самостоятельно (по сравнению с актами приема-передачи или накладными).

Большинство налогоплательщиков считает, что могут появиться трудности с налоговыми вычетами. Согласно п. 1 ст. 169 НК указано, что счет-фактуры являются основным документом для налоговых вычетов. Но органы контроля сообщают, что из-за указания дополнительной информации в отчетном документе нет отказа в вычетах. Форма УПД предполагает его применение в виде счет-фактуры, для чего делается отметка в графе «Статус». Поэтому он может являться счет-фактурой с наличием дополнительных реквизитов.

Требования к первичной учетной документации указаны в ст. 9 ФЗ №402 «О бухучете» от 06.12.2011, где в 1 части говорится о том, что любой хозяйственный факт оформляется в таком документе. Вторая часть содержит перечень реквизитов: название документации, дату ее составления, имя компании или инициалы предпринимателя, который составлял документ. Также отражается объем факта хозяйствующей жизни с единицами измерения, должности лиц, проводивших операции и ответственные за их оформление. В конце документа ставятся подписи указанных лиц, их инициалы и фамилии.

УПД составляется в электронном виде (с использованием электронной подписи) или на бумажном носителе.

Когда его можно применять, какие документы он заменяет

УПД можно использовать совместно со счетами-фактурами и стандартной первичной документацией.

Пользоваться им можно при оформлении различных операций:

• при передаче итогов выполненной деятельности;
• при отгрузке товаров;
• при передаче прав на имущество;
• при предоставлении услуг;
• при отгрузке продукции.

Его можно использовать в качестве совмещенной документации (счет-фактуры и первичного). Необязательно пользоваться новой формой в документообороте, так за компаниями и предпринимателями остается право на применение другой документации, отвечающей законодательным требованиям (ФЗ №402, ст. 9).

УПД является счет-фактурой, отражающей в себе кроме реквизитов другие элементы:

• товарно-транспортную накладную;
• товарную накладную;
• акт о приеме-передаче объектов основных средств;
• накладную на отпуск продукции на сторону.

Поэтому, реализуя товары с применением этого документа, каждая компания имеет право на объединение в нем информации, которая отражается в формах №М-15, №ТОРГ-12, №1-Т, №ОС-1. По статусу УПД приравнен к первичной учетной документации, поэтому его форму утверждает руководитель компании.

Подробная информация о документе, для чего он нужен и как заполняется, представлена на видео:

Для чего нужен и как используется отчет о движении денежных средств – смотрите здесь.

Описание процедуры оформления доверенности на получение ТМЦ приведено в этой статье.

Правила и инструкция по заполнению

Общие порядок заполнения следующий:

1. Первая часть УПД имеет много сходств со счет-фактурой, но в нем имеется графа «№ п/п», а также «Код товара/работ, услуг». Еще есть поле, где указывается количество листов составленного документа. В законодательстве не установлено обязательное заполнение двух нововведенных граф для реквизитов. Заполнение порядкового номера может пригодиться для удобного поиска и наглядного определения позиций. В пункте «Код товара/работ, услуг» иногда указывается артикул продукции или код ОКУН и ОКВЭД относительно услуг и деятельности.
2. Налогоплательщик выбирает реквизит «Статус» в виде передаточного документа (акта) или счет-фактуры с передаточным документом. Этот реквизит является основным, определяющим цель оформления документа. То есть, если нужно кроме оформления факта хозяйственной жизни еще принять налоговый вычет, то статусом выбирается второй вариант. Если УПД будет считаться первичной документацией для налоговой и бухгалтерской отчетности, то для статуса выбирается первый вариант.
3. Исходя из условий сделки, отражаемых договором, при учете расходов используется одна или несколько дат, указываемые в строчках 1, 11 и 16. Если по договорным условиям могут применяться все даты, то при налоговом учете на добавленную стоимость продавец использует дату отгрузки (в строке 11), а покупатель – дату приема (в строке 16). Чтобы защитить сделку от вопросов о сроках выполнения операции, даты проставляются во всех строчках.
4. С учетом того, что УПД можно применять для любых типов хозяйственной деятельности, в строчках 2 и 6 (соответственно, Продавец и Покупатель) отражаются участвующие лица. Другие реквизиты, соответствующие данным, отраженным счет-фактурой, указываются по требованиям Приложения 1 в Постановлении №1137.
5. В 8 строчке отражаются сведения о факте хозяйственной деятельности и специфических условиях сделки с реквизитами договора, поручения или соглашения.
6. В 9 строчке прописываются реквизиты транспортной документации о перевозках, сведения о грузе (весе, числе и комплектации).
7. В 10 и 15 строчках указываются инициалы, должности и подписи участников.
8. Строка 12 используется для внесения данных об отгрузке (сертификаты, паспорта и другие приложения).
9. Строка 17 может содержать сведения о каких-либо претензиях или информацию о документах.
10. Строки 13 и 18 отражают сведения об ответственных лицах за правильность составления хозяйственной деятельности (бухгалтер, руководитель) с указанием их инициалов.
11. В строчки 14 и 19 можно вносить названия и другие реквизиты, определяющие экономические субъекты, которые составляли УПД.

Форма документа может дополняться другими строчками. При корректировке можно воспользоваться счет-фактурой согласно правительственного постановления №1137. После того, как будет проведена корректировка, выписывается счет-фактура.

Преимущества применения

При налоговом документообороте выгодно пользоваться универсальным передаточным документом по следующим причинам:

• уменьшается объем документации для обмена между продавцом и покупателем;
• снижаются трудовые затраты, так как уменьшается время для заполнения документации;
• снижается количество документов для сдачи в налоговые органы.

При правильном заполнении УПД и реквизитов его примут для подтверждения налоговых вычетов или затрат.