Как сделать выписку из трудовой книжки, для чего ее берут?

Сотрудникам предприятия иногда могут потребоваться дубликаты документов о трудоустройстве.

Отдел кадров выдает копию трудовой книжки, или выписку, на основании заявления работника и резолюции руководства. Данный бланк предоставляет информацию не о всей трудовой деятельности, а об ее определенном периоде.

Законодательное подспорье

Выписку предоставляют в нескольких случаях:

• для оформления банковского займа или ипотеки (вместе со справкой о доходах);
• для расчета и начисления пенсионных выплат;
• для оформление загранпаспорта.

Российское законодательство регламентирует выдачу документа согласно ст. 62 Трудового Кодекса, по которой он оформляется в трехдневный срок.

В некоторых случаях служащий может не уведомлять работодателя о том, для каких целей нужны сведения. Право работника на доступ к информации о своем трудоустройстве (копия документов) указана в ст. 89 Трудового Кодекса. Согласно п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также Трудовому кодексу, выписка предоставляется бесплатно по заявлению сотрудника.

Составление документа

Копия данных о трудоустройстве за определенный период времени выдается на фирменном бланке предприятия, заверенном печатью. На нем указываются следующие данные:

• название компании (как полное, так и сокращенное);
• юридический адрес организации с почтовым индексом;
• номер налогоплательщика, присвоенный предприятию;
• контактная информация – телефоны, факс и адрес электронной почты.

Внизу прописывается дата, ставится пометка «копия верна».

Форма выписки – стандартная для всех предприятий:

• название документа указывается по центру бланка;
• после него прописывается серия и номер книжки;
• следующие записи (в столбик, с новой строки) – ФИО сотрудника, дата рождения, образование, занимаемая должность;
• реквизиты компании (или печать) указываются в верхнем углу справа;
• под записями данных о сотруднике указывается дата выдачи копии документа о трудоустройстве;
• после них – таблица, аналогичная графам в трудовой. В нее вписывают данные, нужные работнику. Нельзя нарушать хронологический порядок дат приемов и увольнений. Обязательно условие – наличие номеров и дат приказов об увольнении с должности и приеме на работу. При необходимости указываются поощрения и взыскания.

В последней строке текста нужно указать «работает по настоящее время». Если документ имеет несколько листов, каждый из них нумеруется и заверяется оригинальной печатью компании. Готовая выписка заверяется личной подписью работника кадрового отдела и печатью.

Если вас интересует, можно ли иметь одновременно две трудовые книжки, прочтите эту статью.

Как грамотно составить должностную инструкцию финансового менеджера – смотрите здесь.

Порядок оформления

1. Для начала сотрудник организации пишет заявление на имя руководителя. Тело документа – это текст, в котором должна быть высказана просьба о выдаче выписки. При необходимости сообщается, зачем она нужна. Обязательно указывается ФИО работника, отдел, где он работает, дата и подпись. Заявление передается руководителю организации.
2. Согласие последнего выдается только после рассмотрения просьбы. В зависимости от внутреннего регламента предприятия согласие/несогласие указывается в письменном виде на самом заявлении или в виде печати.
3. При положительном ответе на просьбу на заявлении указывается дата ознакомления с ним и подпись вышестоящего руководства. Резолюция предусматривает назначение исполнителя распоряжения руководителя. Чаще всего эти функции исполняет сотрудник отдела кадров, ответственный за учет и хранение трудовых.
4. Для этого представителями делопроизводства составляется приказ. Его номер устанавливают в порядке очередности, а дату – днем, когда выдается выписка. Распорядительная часть документа предусматривает полное наименование должности, ФИО работника отдела кадров, выдающего бумагу. Приказ подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью и передается в кадровый отдел.

Юридические тонкости

Сотрудник компании, получивший выписку, должен проверить правильность ее заполнения:

• на каждой странице документа имеется подпись работника кадровой службы, его фамилия и инициалы, а также дата выдачи;
• на каждой из страниц находится печать компании;
• все страницы заверяются подписью начальника отдела кадров;
• обязательно указывается «копия верна»;
• на местах сшивания документа проставлена печать отдела кадров.

Копия данных о трудоустройстве может быть заполнена от руки или создана при помощи оргтехники. Документ действителен в течении одного календарного месяца. При увольнении сотрудника или при переводе его на другую должность выписка считается недействительной.