Для чего нужна, кто сдает и как заполнить форму 6-НДФЛ в 2023 году

В 2015 году в действующее на территории России Федеральное законодательство были внесены изменения, которые касаются введения новой формы отчетности.

Законом № 113 от 02 мая 2015 года была установлена новая декларация 6-НДФЛ, которую должны подавать все работодатели, осуществляющие свою коммерческую деятельность на территории РФ.

Что это за справка

Декларация 6-НДФЛ представляет собой официально утвержденную форму ежеквартальной отчетности, которую с 2016 года обязаны подавать субъекты предпринимательской деятельности, в штате которых есть наемные работники.

В этой форме отчета представители малого, крупного и среднего бизнеса указывают сумму дохода по каждому работнику и налога, удержанного с заработной платы. Форма этого отчета была утверждена Приказом Федеральной НС № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 года.

Кто и в каких случаях ее сдает

В соответствии с Законом № 113 от 02 мая 2015 года форму должны подавать следующие субъекты предпринимательской деятельности (работодатели):

• индивидуальные предприниматели;
• коммерческие и государственные организации;
• физические лица, которые не имеют статуса ИП, но которые имеют трудовые взаимоотношения с российскими гражданами.

Декларация подается на бумажном носителе в местные контролирующие органы в установленные законом сроки. В том случае, когда у субъектов предпринимательской деятельности в штате числится 25 и более наемных работников (официально трудоустроенных), то такие работодатели должны сдавать такой расчет в электронной форме.

Сроки сдачи

Начиная с 2016 года все субъекты предпринимательской деятельности, которые используют труд наемных работников, должны заполнять и сдавать в контролирующие органы декларацию 6-НДФЛ. Данный порядок регламентирует Федеральный закон России № 113 от 02 мая 2015 года.

За первое полугодие представители крупного, малого и среднего бизнеса должны будут подать декларацию до 1 августа 2019 года. За 9 месяцев своей работы они будут отчитываться в октябре 2019 года, не позднее 31 числа. По итогам отчетного года они должны подать в контролирующие органы расчет до 1 апреля 2020 года.

Отличие от 2-НДФЛ

Декларация 6-НДФЛ не была создана в качестве замены хорошо известной представителям российского бизнеса формы 2-НДФЛ. В 2023 году работодатели должны будут подавать оба отчета в порядке, который действует в 2023 году. Главным отличием декларации 2-НДФЛ от новой формы является то, что ее необходимо заполнять по каждому наемному работнику. Если коммерческая компания имеет штат, состоящий из 50-ти человек, то она обязана в установленные законом сроки подать 50 деклараций этой формы.

В расчет 6-НДФЛ налоговые агенты должны включать обобщенную информацию по всем наемным работникам, которые в отчетном периоде получили от работодателя доход, о проведенных налоговых вычетах и удержаниях налога на доходы физических лиц.

НДФЛ удерживается с физических лиц, которые состоят в трудовых взаимоотношениях с индивидуальными предпринимателями или коммерческими организациями, на основании Налогового Кодекса (статья 217), действующего на территории России. Нормы этого законодательного акта распространяются на всех субъектов предпринимательской деятельности.

Санкции за непредставление декларации

Если представители малого, крупного и среднего бизнеса проигнорируют требование Федерального Закона № 113 от 02 мая 2015 года и не подадут своевременно в контролирующие органы справку 6-НДФЛ, то к ним будут применены штрафные санкции.

Предприниматели и коммерческие организации должны очень внимательно заполнять декларацию, особенно важно предоставлять контролирующим органам достоверную информацию. Если при составлении этого отчета будут допущены любые ошибки, то работодатель будет оштрафован на 500 рублей за каждую недостоверную форму. Это требование регламентируется статьей 126.1 Налогового кодекса России.

Подробную информацию о новой отчетности вы можете почерпнуть из следующего видео:

Процесс заполнения

В процессе заполнения декларации индивидуальные предприниматели, физические лица и коммерческие организации должны указывать обобщенные данные о проведенных выплатах заработной платы и удержанного с них налога.

Работодатели в обязательном порядке должны указать информацию о всех налоговых вычетах, а также сколько было начислено и перечислено в бюджет налога на доходы физических лиц.

Декларация имеет титульный лист и четыре раздела, которые должны заполняться следующим образом:

• При заполнении титульного листа работодатели должны указать свои персональные данные: коды, телефон, полное название, цифровые значения кодов. Если в какую-то графу субъект предпринимательской деятельности не имеет возможности внести данные, то ему необходимо поставить «0».
• Первый раздел имеет название «Общая сумма удержанного НДФЛ». Работодатель в соответствующих графах проставляет коды и общую сумму налога, а также количество наемных работников, доходы которых подлежали налогообложению.
• Второй раздел называется «Расчет суммы НДФЛ». Представители малого, крупного и среднего бизнеса должны в этом разделе указать суммы доходов, которые ими были начислены своим наемным работникам. Также здесь указывается сумма удержанного налога в разрезе установленных федеральным законодательством ставок.
  В обязательном порядке в этом разделе должны указываться суммы налоговых вычетов (отдельно по каждой ставке). Итоговые цифры сносятся в нижнюю часть раздела. Работодатели должны помнить, что все поля им необходимо будет заполнять нарастающим итогом, начиная с начала отчетного года. Код бюджетной классификации должен проставляться возле каждой графы, в которой указана сумма налогового вычета и ставки налога.
• Третий раздел под названием «Налоговые вычеты» предназначен для учета данных льгот, которыми воспользовались в отчетном периоде наемные работники. Индивидуальные предприниматели и коммерческие организации должны указывать данные по каждому вычету: имущественному, инвестиционному или социальному. Также следует проставлять код бюджетной классификации рядом с каждой использованной льготой.
• Четвертый раздел содержит в себе информацию, касающуюся всех выплаченных доходов работодателем. В обязательном порядке должны указываться суммы и коды таких выплат, а также даты проведения перечислений. Рядом с каждой графой, в которую вписывается сумма выданного наемному работнику дохода, нужно указывать размер НДФЛ, который был с нее удержан.