Как заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику?

Каждый работающий гражданин имеет законное право на ежегодный отпуск. И если работник устроен в компании официально, то за каждый такой отдых он получает отпускные.

Для расчета таких выплат используется записка-расчет о предоставлении отпуска.

Что это за документ?

Записка-расчет представляет собой утвержденную правительством унифицированную форму Т-60. Но руководство компании может использовать собственный бланк документа, который должен быть утвержден приказом по фирме.

Заполненные формы следует хранить 5 лет. Если организация не имеет лицевых счетов, то срок хранения увеличивается до 75 лет.

Кто и когда его заполняет?

Этот бланк используется для расчета суммы отпускных, которые сотруднику должны быть выплачены до того, как он уйдет в отпуск. Сумма рассчитывается после того, как работник напишет заявление с просьбой предоставить ему отдых. На основании этого документа составляется приказ. Дальше заявление и приказ передаются в бухгалтерию, где и выполняется расчет отпускных.

Форма Т-60 имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевую обязан заполнять сотрудник кадрового подразделения. Оборотная сторона содержит расчет суммы выплачиваемых средств, поэтому ее должен заполнять бухгалтер.

Бланк должен быть подписан и бухгалтером, и работником кадрового подразделения.

Процесс расчета отпускных подробно разобран на следующем видео:

Как оформляется отзыв из отпуска по производственной необходимости – смотрите в этом материале.

Как грамотно составить заявление на перенос отпуска – читайте здесь.

Инструкция по заполнению

В записке-расчете должна быть указана следующая информация:

• название компании;
• данные о сотруднике, включая занимаемую им должность;
• количество дней и вид отдыха;
• расчет средней суммы дневного заработка и отпускных.

На обратной стороне формы присутствует раздел “Расчет оплаты отпуска”. В нем в графе 3 указываются суммы заработной платы за каждый месяц расчетного периода.

Стоит отметить, что в течение рабочего года работник может получать надбавки или премиальные, в таком случае бухгалтеру необходимо указывать скорректированную сумму, а не выполнять расчеты в таблице. А под ней следует сделать отметки о том, с какого числа состоялось повышение зарплаты или в каком месяце сотрудник заработал надбавку или премию.

Бывает, что сотрудник уходит в отпуск через полгода после трудоустройства. В таком случае в строке “Период работы” нужно указывать целый год. А если отдых предоставляется по беременности или уходу за ребенком, то заполнять данную графу нет необходимости.

В графе 4 указывается число календарных дней расчетного периода. При этом количество дней за полностью отработанный месяц составляет 29,4 дня. Это число является условным. Но бывает, что сотрудник берет отгулы или болеет, тогда количество дней в этом месяце необходимо рассчитывать по формуле:

• условное число отработанных дней / фактическое количество дней в месяце * (фактическое количество дней – количество дней, когда работник отсутствовал)

Рассмотрим конкретный пример. В феврале сотрудник Рогач Д. проболел 7 дней. В связи с этим количество дней составит:

• 29,4 / 28 * (28-7) = 1,05 * 21 = 22,05

Если работник трудится по суммированному учету рабочего времени, то необходимо заполнять графу 5. В противном случае ее следует оставлять пустой.

В 6 графе бухгалтер указывает среднедневной заработок. Чтобы его узнать, необходимо итоговую сумму заработной платы за расчетный период поделить на количество дней данного периода.

Расчеты по всем начислениям работника указываются в таблице “Начислено”. В графе №8 вписывается сумма отпускных. Ее вычисление выполняется по формуле:

• сумма за отпуск = среднедневной заработок * число дней отпуска

Например, если гражданин Рогач Д. имеет среднедневной заработок в размере 400 руб., а количество дней отдыха составляет 28, то отпускные начисляются в размере 11 200 руб.

В графе 14 указывается размер иных начислений, если они имеются. В случае, когда работник имеет дополнительные начисления, в графе 15 записывается сумма их и отпускных. Если для сотрудника они не рассчитываются, то в этой графе просто еще раз записывают размер отпускных. Именно с суммы, указанной в данной графе, удерживаются налоги.

Налоговые отчисления, которые были удержаны из отпускных, указываются в таблице “Удержано”. В графе 22 записывается общий размер средств, удержанных на все виды налогов. А в графе 23 указывается “чистая” сумма отпускных, выдаваемая на руки. Данная сумма вписывается обязательно как цифрами, так и прописью.